一個 30 人公司，應該揀邊套知識管理工具？
Notion、Confluence、Outline、Coda、Google Sites、甚至最樸素嘅 Markdown + Git——市場上嘅選項多到令人想直接放棄揀，乾脆全公司繼續用 WhatsApp 同 Excel。
但係呢個決定唔細。一套揀錯嘅知識庫，未來三年會默默吞噬同事最寶貴嘅注意力，反而令「應該被沉澱嘅嘢」永遠停留喺對話入面。我哋同十幾間 HK SME 一齊行過呢條決策路，總結出三個真正關鍵嘅維度。
維度一：知識主權
你嘅核心 know-how，將來 5 年要交俾邊個保管？
呢條問題決定咗你應唔應該選 SaaS（Notion / Confluence Cloud）抑或 self-hosted（Outline self-hosted / Bookstack / wiki.js）。
- SaaS 平台：易上手、零維運、跨地圖移動方便。但係定價權喺平台手上、export 格式可能鎖死、停運風險真實存在。
- Self-hosted：所有數據喺自己手上、結構自由演進、長期成本低。但係 day-one 學習成本高、需要至少一個半專職同事頂住維運。
冇普世啱嘅選擇。問題唔係「邊套好」，而係「你嘅 know-how 五年後想喺邊」。
維度二：編輯成本
呢個係最容易被低估嘅維度。一套工具嘅「寫一篇嘢有幾痛」直接決定咗實際被寫低嘅內容量。
- WYSIWYG（Notion / Coda）：寫得快、視覺豐富、適合非工程同事高頻 contribute。
- Markdown + Git（Outline / Bookstack / file-based）：版本控制清晰、diff 可審計、適合工程或者規範文檔。但係非工程同事學起嚟有 friction。
實戰建議：揀一套你 80% 同事「會願意每週開兩次」嘅工具。一套理論上完美但實際上冇人寫嘅 wiki，等於零。
維度三：與業務系統嘅契合
知識庫如果同 CRM、ERP、工單系統脫節，就會變成第二個記憶宮殿——但「主記憶」其實仍喺業務系統入面。
考慮：
- API / Webhook 支援：能唔能由業務系統自動 push 資料入嚟？（例如新客戶創建自動 generate onboarding checklist 頁面）
- Embed 支援：能唔能將業務 dashboard 嵌入文檔？
- Search 跨域：搜「2023 客戶 A」能唔能同時返回 CRM、知識庫、Email？
我哋嘅實戰建議
對於 20-50 人嘅 HK SME，最常見嘅 sweet spot 係：
- 核心知識（流程、SOP、決策記錄）：Outline self-hosted，knowledge sovereignty + Git-like 版本控制。
- 協作文檔（會議紀要、proposal、提案）：Google Docs，零學習成本。
- 項目管理 + 任務狀態：Plane / Linear，唔好同知識庫混。
最忌嘅係：用一套工具想包辦所有嘢。三件 tooling 各司其職，互相 link，往往比一套「萬能」嘅平台更耐用。